La vie

Comment rédiger un rapport d'activité pour les apprenants anglophones

Comment rédiger un rapport d'activité pour les apprenants anglophones

Si vous souhaitez apprendre à rédiger un rapport commercial en anglais, suivez ces conseils et utilisez l'exemple de rapport en tant que modèle sur lequel baser votre propre rapport commercial. Tout d'abord, les rapports d'activité fournissent aux gestionnaires des informations importantes, ponctuelles et factuelles. Les apprenants d’anglais qui rédigent des rapports d’activité doivent s’assurer que la langue est précise et concise. Le style d'écriture utilisé pour les rapports d'activité doit présenter des informations sans opinions fortes, mais aussi directe et précise que possible. Le langage de liaison doit être utilisé pour relier les idées et les sections du rapport d’activité. Cet exemple de rapport d'activité présente les quatre éléments essentiels que chaque rapport d'activité doit inclure:

  • Termes de référence

Les termes de référence font référence aux termes sur lesquels le rapport d’activité est écrit.

  • Procédure

La procédure décrit la méthode utilisée pour collecter des données pour le rapport.

  • Résultats

Les résultats décrivent les données ou d'autres informations importantes générées par le rapport.

  • Conclusions

Des conclusions sont tirées des conclusions, qui motivent les recommandations.

  • Recommandations

Les recommandations sont des suggestions spécifiques formulées sur la base des conclusions du rapport.

Lisez le court exemple du rapport d'activité et suivez les conseils ci-dessous. Les enseignants peuvent imprimer ces exemples pour les utiliser en classe lors de leçons utilisant de bonnes stratégies d'écriture pédagogique.

Rapports: exemple de rapport

Termes de référence

Margaret Anderson, directrice du personnel, a demandé ce rapport sur la satisfaction à l'égard des avantages sociaux des employés. Le rapport devait lui être soumis pour le 28 juin.

Procédure

Une sélection représentative de 15% de tous les employés ont été interrogés entre le 1er et le 15 avril concernant:

  1. Satisfaction générale à l'égard de notre ensemble d'avantages sociaux actuel
  2. Problèmes rencontrés dans les relations avec le service du personnel
  3. Suggestions pour l'amélioration des politiques de communication
  4. Problèmes rencontrés dans le traitement de notre HMO

Résultats

  1. Les employés étaient généralement satisfaits du bloc d'avantages actuel.
  2. Certains problèmes ont été rencontrés lors de la demande de vacances en raison de ce qui est perçu comme une longue période d’attente avant d’être approuvée.
  3. Les employés plus âgés ont eu à plusieurs reprises des problèmes avec les procédures de médicaments sur ordonnance HMO.
  4. Les employés âgés de 22 à 30 ans signalent peu de problèmes avec HMO.
  5. La plupart des employés se plaignent du manque d'assurance dentaire dans notre ensemble d'avantages.
  6. La suggestion d'amélioration la plus courante concernait la capacité de traiter les demandes de prestations en ligne.

Conclusions

  1. Les employés âgés de plus de 50 ans ont de sérieux problèmes avec la capacité de notre HMO à fournir des médicaments sur ordonnance.
  2. Notre système de demande de prestations doit être révisé car la plupart des plaintes concernent le traitement interne.
  3. Des améliorations doivent être apportées au temps de réponse du service du personnel.
  4. Les améliorations de la technologie de l'information doivent être envisagées à mesure que les employés acquièrent une plus grande connaissance de la technologie.

Recommandations

  1. Rencontrez des représentants de HMO pour discuter de la gravité des plaintes relatives aux prestations de médicaments sur ordonnance offertes aux employés âgés.
  2. Donnez la priorité au temps de réponse aux demandes de vacances, car les employés ont besoin d'une approbation plus rapide pour pouvoir planifier leurs vacances.
  3. Ne prenez aucune mesure particulière pour les avantages sociaux des employés plus jeunes.
  4. Discutez de la possibilité d'ajouter un système de demande de prestations en ligne à l'intranet de notre société.

Points importants à retenir

  • Un rapport est divisé en quatre zones:
    • Termes de référence- Cette section fournit des informations de base sur le motif du rapport. Cela inclut généralement la personne qui demande le rapport.
    • Procédure- La procédure fournit les mesures exactes prises et les méthodes utilisées pour le rapport.
    • Résultats- Les résultats soulignent les découvertes faites au cours de l'enquête sur le rapport.
    • Conclusions- Les conclusions fournissent des conclusions logiques basées sur les résultats.
    • Recommandations- Les recommandations énoncent les mesures que le rédacteur du rapport estime devoir être prises sur la base des constatations et des conclusions.
  • Les rapports doivent être concis et factuels. Les avis sont donnés dans la section "conclusions". Cependant, ces opinions devraient être fondées sur les faits présentés dans les "constatations".
  • Utilisez des temps simples (généralement le présent simple) pour exprimer des faits.
  • Utilisez la forme impérative (Discutez de la possibilité…, Donnez la priorité…, etc.) dans la section «Recommandations», car elles s’appliquent à l’entreprise dans son ensemble.

Continuez à vous familiariser avec les autres types de documents commerciaux en utilisant ces ressources:

Mémos
Email
Introduction à la rédaction de plans d'entreprise

Les notes de service sont écrites dans un bureau entier. Lorsque vous écrivez des notes de service, assurez-vous d'indiquer clairement à qui est destiné le message, le motif de la rédaction et le nom du destinataire. Les mémos ont tendance à informer les collègues des changements de bureau et de procédure qui s'appliquent à un grand groupe de personnes. Ils fournissent souvent des instructions en utilisant la voix impérative. Voici un exemple de mémo avec des points importants de suivi à utiliser lors de la rédaction de mémos professionnels en anglais.

Exemple de mémo

De: Management

Destinataire: Personnel de vente de la région du Nord-Ouest

RÉ: Nouveau système de reporting mensuel

Nous aimerions passer rapidement en revue certains des changements apportés au nouveau système de compte rendu des ventes mensuel dont nous avons discuté lors de la réunion extraordinaire de lundi. Tout d'abord, nous tenons à souligner une fois encore que ce nouveau système vous fera gagner beaucoup de temps lors de la déclaration des ventes futures. Nous comprenons que vous ayez des inquiétudes concernant le temps initialement nécessaire pour la saisie de vos données client. Malgré cet effort initial, nous sommes certains que vous profiterez bientôt des avantages de ce nouveau système.

Voici un aperçu de la procédure à suivre pour compléter la liste de clients de votre région:

  1. Connectez-vous sur le site Web de la société à l’adresse //www.picklesandmore.com.
  2. Entrez votre identifiant et votre mot de passe. Ceux-ci seront publiés la semaine prochaine.
  3. Une fois connecté, cliquez sur "Nouveau client".
  4. Entrez les informations client appropriées.
  5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez entré tous vos clients.
  6. Une fois ces informations saisies, sélectionnez "Passer la commande".
  7. Choisissez le client dans la liste déroulante "Clients".
  8. Choisissez les produits dans la liste déroulante "Produits".
  9. Choisissez les spécifications d'expédition dans la liste déroulante "Expédition".
  10. Cliquez sur le bouton "Traiter la commande".

Comme vous pouvez le constater, une fois que vous avez saisi les informations client appropriées, le traitement des commandes ne nécessite AUCUN papier de votre part.

Merci à tous pour votre aide dans la mise en place de ce nouveau système.

Meilleures salutations,

La gestion

Points importants à retenir

  • Utilisez la structure suivante pour commencer un mémo:NOTE
    De: (personne ou groupe envoyant le mémo)
    À: (personne ou groupe à qui le mémo est adressé)
    RÉ: (le sujet de la note, cela devrait être dansaudacieux)
  • Le terme "mémorandum" peut être utilisé à la place de "mémo".
  • Un mémo est généralement pas aussi formel qu'une lettre écrite. Cependant, ce n’est certainement pas aussi informel qu’une lettre personnelle.
  • Le ton d'un mémo est généralement amical puisqu'il s'agit d'une communication entre collègues.
  • Gardez le mémo concis et précis.
  • Si nécessaire, indiquez le motif de la note de service avec un court paragraphe.
  • Utilisez des puces pour expliquer les étapes les plus importantes d’un processus.
  • Utilisez un court merci pour terminer le mémo. Cela n’a pas besoin d’être aussi formel que dans une lettre écrite.

Rapports
Mémos
Email
Introduction à la rédaction de plans d'entreprise

Pour apprendre à rédiger un courrier électronique professionnel, rappelez-vous de ce qui suit: Les courriers électroniques professionnels sont généralement moins formels que les lettres professionnelles. Les courriers électroniques professionnels adressés à des collègues sont généralement directs et demandent que des actions spécifiques soient prises. Il est important que vos courriels professionnels soient courts, car plus il est facile de répondre à un courrier électronique, plus il est probable qu'un contact commercial répondra rapidement.

Exemple 1: formel

Le premier exemple montre comment écrire un email professionnel formel. Notez le "Bonjour" moins formel dans la salutation combinée avec un style plus formel dans l'e-mail réel.

Bonjour,

J'ai lu sur votre site Web que vous proposez la copie de CD de musique pour de grandes quantités de CD. J'aimerais me renseigner sur les procédures impliquées dans ces services. Les fichiers sont-ils transférés en ligne ou les titres sont-ils envoyés par CD par courrier standard? Combien de temps faut-il habituellement pour produire environ 500 exemplaires? Existe-t-il des réductions sur une quantité aussi importante?

Merci d'avoir pris le temps de répondre à mes questions. J'attends avec impatience votre réponse.

Jack Finley
Directeur des ventes, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Exemple 2: informel

Le deuxième exemple montre comment écrire un courrier électronique informel. Notez le ton plus conversationnel dans tout l'e-mail. C'est comme si l'écrivain parlait au téléphone.

A 16h22 01/07 +0000, vous avez écrit:

> J'ai entendu dire que vous travailliez sur le compte Smith. Si vous avez besoin d’informations, n'hésitez pas à entrer en contact avec moi.

Bonjour Tom,

Écoutez, nous travaillons sur le compte Smith et je me demandais si vous pouviez me donner un coup de main? J'ai besoin d'informations de base sur les récents développements là-bas. Pensez-vous que vous pourriez transmettre toute information que vous pourriez avoir?

Merci

Peter

Peter Thompsen
Directeur de comptes, comptabilité des trois États
(698) 345 - 7843

Exemple 3: très informel

Dans le troisième exemple, vous pouvez voir un email très informel qui ressemble beaucoup à un texto. Utilisez ce type de courrier électronique uniquement avec des collègues avec lesquels vous entretenez une relation de travail étroite.

À 11h22 01/12 +0000, vous avez écrit:

> Je voudrais une suggestion pour un cabinet de conseil.

Qu'en est-il de Smith and Sons?

KB

Points importants à retenir

  • Le courrier électronique est beaucoup moins formel qu'une lettre écrite. Les courriels sont généralement courts et concis.
  • Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas, un simple "Bonjour" est suffisant. Utiliser une salutation telle que "Cher M. Smith" est trop formel.
  • Lorsque vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez bien, n'hésitez pas à écrire comme si vous lui parliez.
  • Utilisez des formes verbales abrégées (il est, nous sommes, il aurait, etc.)
  • Inclure un numéro de téléphone à la signature de l'email. Cela donnera au destinataire la possibilité de téléphoner si nécessaire.
  • Il n'est pas nécessaire d'inclure votre adresse e-mail car le destinataire peut simplement répondre à l'e-mail.
  • Lorsque vous répondez, éliminez toutes les informations inutiles. Ne laissez que les sections de texte liées à votre réponse. Cela permettra à votre lecteur de gagner du temps lors de la lecture de votre courrier électronique.

Rapports
Mémos
Email
Introduction à la rédaction de plans d'entreprise